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高端會議策劃的流程以及需要準備事項

時間:2019-10-18 09:35 來源:鄭州活動執行公司

  高端的會議策劃是非常注重細節的,俗話說的好:細節決定成敗,的確如此,那么高端會議是如何策劃的?都有哪些流程?需要做哪些準備呢?

高端會議策劃的幾大流程

  1、人員確定和邀請

  高端會議應當精心確定好會議的出席人員名單。會議的出席者不應當濫竿充數,人員的具體名單一旦確定,就應盡早發出邀請或通知。鑒于會議的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將會議取消、改期或延期。其次,應當精心安排好會議的接待工作。與一般的來賓接待相比,對出席高端會議的人員的接待,更應該突出禮儀性的特點。不但應當熱心細致地照顧好全體來賓,而且還應當通過主方的接待工作,使參會人員感受到主辦方真摯的尊重與敬意,并且想方設法使每位參會人員都能心情舒暢。

  2、會議場地的布置

  高端會議的會場應提早預定好,并在邀請通知中告知參會人員。會議現場的大部分是需要經過設計,會議場地一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的名牌;并再安排好的座位準備好會議資料;需要用到視頻放映時,調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等設備;按照會場的實際情況調整好會場的溫度、燈光等;提供會議組織人員各項會議記錄工具,如相機、攝像機、錄音筆等,以便于在會后做好會議總結工作。

  3、會議的餐飲及活動

  高端會議期間的餐飲是必不可少的環節,我們需要考慮的不僅僅是參會人員喜歡吃什么,不喜歡吃什么,還要考慮會議酒店的餐飲標準是否達標,是否符合本次會議的定位,可以給參會者對主辦方的服務水平及態度有一個切身的感受。會議的活動是為了給參會者營造一個休閑溝通感情的氣氛,為了滿足參會者的需求,會議活動應該以別具新意的方式同時能提供給聽眾有用的價值。

高端會議策劃需要做哪些準備

  1、明確會議的目的

  行動的基礎是有目的,目的要足夠清晰,才能進行會議策劃,沒有清晰目的的方案,只能走向混亂和無效。所以我們首先要知道這個高端會議的用戶人群,去跟他們做一對一的用戶調查,確認他們對這個高端會議想法和目的,他們最想從這個高端會議中得到什么。這樣可以得到一些有用的參考信息與依據,根據目標人員的想法和目的來調整會議的內容流程。

  2、明確會議的主體

  有針對性的策劃是確保高端會議成為一次成功會議的關鍵。其次我們要確認會議除了主辦方,是否是由多個企業合辦,若是合辦就必須明確各自的工作和任務,確保做到有條不紊,忙中有序,還要確認參會的人員是有社會哪些主體組成,我們可以根據參會者人員的不同去提供不同的策劃方案以滿足客戶的需求,讓主辦者也能更加體會到策劃公司的用心。

  3、明確會議預備階段

  在明確會議目的和主題之后,我們就進入了會議的預備階段,我們需要檢查各項準備工作任務的落實情況,會議所需要的文字材料;會議場地的確定及布置;會議服務人員的安排及培訓;會議的餐飲食宿確認;活動的宣傳報道等各個步驟的落實,最后還要提前通知有關領導,準備領導的講話稿。

  4、明確會議的收尾安排

  高端會議結束后的收尾是一個很大的工作量,如果有外地參會人員的送機、送站;場地物資歸位、會議記錄的歸檔;活動服務人員逐步解散;最后經費物資結算、后勤可簡單進行一次會議,通報此次會議的組織情況并進行會議總結;具體而言,會議后的收尾工作也是策劃的一部分,不能因為會議結束了就可以雜亂無章,一場有序完美的會議收尾是衡量我們組織能力和策劃能力的一次機會。

  通過上面內容的閱讀,相信大家對于“高端會議策劃的幾大流程以及準備事項”了解的更加深入!希望大家都可以策劃一場高端的會議!


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