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27條完整會務會議策劃方案以及會務會議策劃五大

時間:2019-11-01 16:29 來源:鄭州活動執行公司

    每一次大型的會務會議,都是會提前很久就開始準備,包括日程事項安排,邀請人員通知,會議場地預定等等,下面為大家介紹一下27條完整會務會議策劃方案和會務會議策劃五大注意事項!

一、27條完整會務會議策劃方案

    1、明確活動背景、目的.

    2、明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料種類、數量.

    3、組織會務工作小組,確定會務組領導及成員,制定會議準備工作部署.

    4、根據確定的會議議程,制定會議預算,申請專項會務費用.

    5、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況,安全應急預案情況,形成會務指南樣稿,經會議小組領導確認后開始印刷.

    6、發布會議通知,包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員.

    7、確認發言人,選擇標準:有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事.

    8、根據時間進行預演,防止時間不夠和提前結束的現象.

    9、活動前期宣傳.

    10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容,經會議小組領導確認后,開始制作橫幅、參會證、桌簽等.

    11、檢查各項宣傳材料到位情況,包括橫幅、路引、桌簽、參會證.

    12、參會人員房間安排、餐飲安排.

    13、提前安排人員到達會議現場,安排會議室、住宿、餐飲事宜.

    14、檢查各項會務資料到位情況,包括匯報材料、會務指南等.

    15、檢查會議住宿、餐飲安排情況,如有晚宴,要協調好地點、酒水.

    16、確定進場時間、搭建內容.

    17、提前一天與主持人溝通,進行現場彩排與準備.

    18、組織布置會議室,并確定室內各項設備到位情況,包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備.

    19、全面檢查各項工作落實情況,安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員,統一著裝.

    20、確定參會人員到會議所在地具體時間,做好分組.

    21、專人舉牌迎接來賓,引領至接待區集中,同時段來賓集合完畢,引領上車.至酒店,引導到接待臺簽到.

    22、熟悉來賓的工作人員應站在大門口迎接,做好參會簽到,人員到位后發放房卡、資料袋,包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示(注意事項提醒、用餐及活動提醒).

    23、VIP接待:專人專車全程陪同,專車送達酒店,引至貴賓區休息,代辦手續,送至房間.開會時由高級別的領導親自陪同,指引坐在前排.

    24、選好合影位置.

    25、回程票務協調.

    26、送賓流程:在酒店大堂定時定班, 專人領隊,專人跟車.

    27、會議結束后,回收自帶物品、整理會議紀要,發布會議成果,總結會議組織經驗教訓.

二、會務會議策劃五大注意事項

    1、會議場地布置

    根據會議的人數和目的,可以選擇課桌式,宴會式,劇院式等各種臺型布置.一般會務公司會根據您的要求來設計特別臺型,增加橫幅、廣告畫等等,讓您的會場更顯尊貴.

    2、會議接待

    找一家經驗豐富的會務公司,他們可以提供各種類型的會議服務咨詢,并可以根據您的會議目的,人數,財務預算及其它各種特殊項目制作一項屬于您的會務策劃.

    3、廣告產品設計與制作

    安排設計會議產品展示,印刷邀請函和胸卡會議主題或產品介紹書.

    4、會務設備

    一般性的會議設備有:主席臺、演講臺、無線(有線)麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺等,高等級的會議將根據要求提供專業舞臺、音響擴音系統、同聲傳譯系統、演出燈光系統、視聽設備、電視墻等.

    5、會后總結

    為使會議有一個更圓滿的效果,要花功夫整理會務資料,統計客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見、總結會議意見,安排客戶返回等.

    以上就是"27條完整會務會議策劃方案 會務會議策劃五大注意事項"的相關介紹,希望對大家能有所幫助,如果您還有更多關于會務會議策劃的問題,可以直接撥打電話,或者添加微信咨詢我們!


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